بروتوكولات استخدام البريد الالكتروني

icon-1435687_960_720

هنالك بروتوكولات خاصة ومتعارف عليها لاستخدام البريد الالكتروني، وفي حين خدمتي في السعودية كان هناك ضعف ملحوظ عند الإداريين قبل الموظفين في االتقيد بهذه البروتوكولات.

لاحظت ان بعض الزملاء في العالم العربي يرسلون الرسائل الالكترونية بطرق متعددة ينقصها القليل من الترتيبات لتصبح بروتوكولية وتعكس الصورة المشرقة للمؤسسات التي يمثلونها، والمشكلة ان البريد الذي يصلني وعليه تعليقات، يصل من مدراء ورؤساء أقسام وليس فقط من موظفين. وأهم هذه الملاحظات:

*استخدام الخط الكبير.

*الرد بعامية الكلام في حين وجوب الرسمية.

*استخدام اللون الاحمر.

*ترك مكان الموضوع فارغاً.

عدم وجود توقيع في نهاية الرسالة.

ومن المهم ان نركز على أن هذه الرسائل تعبر المرسل نفسه ونفسيته وطريقة تواصله. فللحفاظ على صورة المؤسسة التي نمثلها ولعرض صورتنا الشخصية بالطريقة السليمة هناك مجموعة من النصائح أهمها:

*العنوان أساس الرسالة فلا تترك مكانه فارغا.

*كتابة لقب تامرسل اليه مثل السيد/ة، الفاضل/ة، عطوفة، سعادة، الخ،، وفي الرابط التالي مجموعة من الالقاب التي يمكنك الرجوع اليها،، https://goo.gl/ei4rgB

*اسم المرسل إليه يجب ان تتاكد منه جيدا بغض النظر عن اللغة المستخدمة.

*الرسائل المهنية لا يجب ان تخلو من التحية في مقدمة الرسالة وخاتمة رفي نهايتها.

*التأكد من عدم وجود أخطاء لغوية و/أو نحوية.

*من فضلك ورجاءا وشكرا هي كلمات لابد من وجودها في الرسالة وليست فقط للزينة.

*الرسائل يجب ان تكون واضحة وماشرة وليست بحاجة لتفسير.

*من آداب الرسائل الالكترونية ضغط المرفقات الكبيرة وارسال رابط لتحميل الملفات.

*تأجيل الارسال في حالة الغضب، وقراءته أكثر من مرة، ومن الممكن تركه لاحد الزملاء ليقرأه.

*استخدم علامات التعجب والاستفهام بحذر على أن لا تكرر بجانب بعضها.

*احرص على أن ترد على كل الرسائل الموجهة لك شخصياً حتى لو بالقليل من الكلمات.

*”الرد على الكل” تستخدم بحالات خاصة وأهمها الردود النقاشية، وفي حال ورود خطأ، فهي لا تستخدم وانما يرسل رسالة خاصة للواقع بالخطأ.

*قسم الرسالة على شكل فقرات يسهل قرائتها، ولا تضع الصيغة بمنتصف الصفحة نهائيا.

*استخدم الخط العريض فقط اذا اردت التركيز على النقاط، دون استخدام الالوان.

*استخدام نوع خط واحد والذي تعتبره مؤسستك رسميا.

*استخدم اللون الاسود او الازرق الغامق، فاستخدام الالوان مناط بحالة نفسية، فيعنى باستخدام اللون الاحمر الحقد والتوبيخ وهو شبيه برفع الصوت مع قلة الاحترام في حال كان التواصل لفظيا.

*احرص على وجود توقيع في نهاية الرسالة يحوي اسمك وطرق التواصل معك والتصاميم المعتمدة في مؤسستك

FACEBOOK CLICK HERE
TWITTER CLICK HERE
LINKEDIN CLICK HERE
INSTAGRAM CLICK HERE
KLOUT CLICK HERE

تم استلهام هذه المقالة من  “Seeing red in business emails” و “٢٠ قاعدة عليك اتباعها في إتيكيت الرسائل الإلكترونية” ، لمن يحب متابعة المقالات ارجو اتباع الروابط التالية:

https://www.businessemailetiquette.com/seeing-red/

https://goo.gl/oA6TCJ

 

 

 

 

 

Advertisements

About mustafakaylani

Will live my life in genuineness and honesty; the backbone will be our true religion; I strive to stay up-to-date and positively influence others' lives. سأحيا بصدق وأمانة، ليكون العامود الفقري لحياتي هو ديننا الحنيف ، وأعمل بجهد لأبقى على اطّلاع على كل ما هو جديد ، وأؤثر ايجابا بحياة الاخرين. View all posts by mustafakaylani

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s

%d bloggers like this: